Dokumentation når du søger SU

Der er forskellige krav til den dokumentation du skal uploade i minSU, når du læser i udlandet

Du skal dokumentere, at:

  • du er endeligt optaget på uddannelsen i udlandet og har takket ja til pladsen (startdokumentation)
  • du er studieaktiv. Det skal du løbende dokumentere, mens du er under uddannelse (dokumentation for studieaktivitet)
  • du afslutter eller afbryder din uddannelse. Du skal dokumentere din sidste studieaktive dag med præcis angivelse af dag, måned og år (afsluttende dokumentation)
  • du ikke har fået refunderet hele eller dele af dit udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån. Det skal du dokumentere, når du afslutter eller afbryder din uddannelse (kvittering for betalt tuition fee)

Når du søger SU til din uddannelse i minSU via Fast Track-listen, skal du uploade dokumentation for, at du er endeligt optaget på uddannelsen og har takket ja til pladsen, for at vi kan udbetale SU til dig.

Der er en række krav, din dokumentation altid skal opfylde. Du kan med fordel benytte en af vores standardblanketter som dokumentation, hvor alle punkter er med.

Dokumentationen skal vise:

  • dit navn
  • dit uddannelsessted
  • din uddannelsesretning og –grad. Skal svare til den, du har søgt SU til
  • studieland, hvor din uddannelse finder sted
  • at du er endeligt optaget uden betingelser og har sagt ja til studiepladsen (et unconditional offer er ikke i sig selv nok)
  • præcis startdato med præcis angivelse af dag, måned og år
  • forventet slutdato (mm.åååå) eller som minimum forventet varighed i måneder eller ECTS
  • at studiet er på fuld tid
  • særlige oplysninger om tilrettelæggelsen af dit uddannelsesforløb, for eksempel om fjernundervisning, studieophold, praktik eller andet. Det fremgår af vejledningen om uddannelsen på Fast Track-listen, om der er andre særlige forhold, som du skal være opmærksom på, at du har ansvar for at oplyse
  • officielt stempel og underskrift fra uddannelsesstedet (uddannelsesstedets officielle brevpapir med uddannelsesstedets logo og eventuelt navn og adresse kan erstatte stempel og underskrift)

Dokumentationen må tidligst være dateret 4 måneder, før du søger. I visse tilfælde er der særlige forhold, du skal tage stilling til og anføre på din dokumentation. Disse vil fremgå under "Bemærkninger" til din uddannelse på Fast Track-listen.

I videoen kan du høre om vores krav til dokumentation:

Kun en fil

Du skal samle al din dokumentation i en fil, da du kun kan uploade én samlet fil i minSU. Hvis du har problemer med at uploade din fil, kan du læse mere om, hvordan du skal lave din pdf-fil her.

Se eksempel på korrekt udfyldt startdokumentation (pdf)

Studieaktivitet - krav til dokumentation

To gange om året skal du dokumentere, at du er studieaktiv. Gør du ikke det, stopper vi udbetalingen af din SU. Hver 6. måned regnet fra din studiestart, skal du uploade dokumentation.

Dokumentationen skal vise:

  • dit navn
  • dit uddannelsessted
  • din uddannelsesretning og uddannelsesgrad. Denne skal svare til den, du har søgt SU til
  • studieland hvor din uddannelse finder sted
  • at du følger studiet planmæssig
  • din forventede slutdato (MMÅÅ)
  • særlige oplysninger om tilrettelæggelsen af dit uddannelsesforløb, for eksempel om fjernundervisning, studieophold, praktik eller andet. Det fremgår af vejledningen om uddannelsen på Fast Track-listen, om der er andre særlige forhold, som du skal være opmærksom på, at du har ansvar for at oplyse
  • officielt stempel og underskrift fra uddannelsesstedet (uddannelsesstedets officielle brevpapir med uddannelsesstedets logo og eventuelt navn og adresse kan erstatte stempel og underskrift)

Dokumentationen må tidligst være dateret for 4 måneder siden.

Du skal uploade dokumentationen i minSU. Hvis din første udbetaling af SU er i september, skal du uploade dokumentation hvert år i marts og september.

Du vil modtage en meddelelse i Digital Post på borger.dk, når det er tid til at uploade dokumentation for studieaktivitet. Når vi har modtaget din dokumentation, hører du som udgangspunkt kun fra os, hvis vi ikke kan godkende dokumentationen.

Studieaktivitet ved studieophold og lignende

Når du læser en hel uddannelse i udlandet, skal du også dokumentere studieaktivitet, når du tager på studieophold som led i din uddannelse i udlandet. Det gælder også, hvis du er i praktik eller i et projektorienteret forløb i en virksomhed eller andet. Dokumentationen skal være dateret, stemplet og underskrevet af dit uddannelsessted.

Hvis der indgår studieophold, praktikophold eller lignende, skal du oplyse dette i dokumentationen med en angivelse af, hvor opholdet finder sted samt opholdets varighed og eventuelle omfang i ECTS-point eller tilsvarende.

Du skal uploade din dokumentation for studieaktivitet i minSU.

Hvis du ikke dokumenterer studieaktivitet, stopper vi din SU

Hvis du ikke uploader dokumentationen for studieaktivitet, eller hvis din dokumentation er mangelfuld, stopper vi med at udbetale SU til dig. Du vil muligvis skulle tilbagebetale hele eller dele af den SU, du allerede har fået udbetalt.

Hvis vi stopper din SU, fordi du ikke har uploadet studiedokumentation rettidigt, vil du få brev om det i Digital Post. For at få SU igen, skal du uploade studiedokumentationen i minSU.

Vi behandler din studiedokumentation indenfor 1-2 uger efter du har uploadet den i minSU. Godkender vi dokumentationen, vil vi udbetale den manglende SU efter yderligere 1-2 uger. Kan vi ikke godkende dokumentationen, vil du få brev i Digital Post indenfor 1-2 uger med en begrundelse for, hvorfor vi ikke kan godkende dokumentationen. 

Sådan uploader du dokumentationen i minSU

Standardblanketter til dokumentation af studieaktivitet

Vi anbefaler, at du bruger en af vores blanketter til dokumentation af studieaktivitet. Blanketten skal være nydateret og stemplet og underskrevet af uddannelsesstedet. Blanketterne findes på forskellige sprog:

Når du afslutter eller afbryder din uddannelse, skal du dokumentere din sidste studieaktive dag (DDMMÅÅ). Det vil sige, sidste undervisningsdag, sidste eksamen, dato for aflevering af speciale eller dato for, hvornår du fik din sidste karakter.

Du skal uploade dokumentation i minSU for studieaktivitet frem til sidste studieaktive dag. Dokumentationen skal indeholde:

  • hvilken dato du sidst fulgte undervisning på uddannelsen (DDMMÅÅ)
  • hvilken dato du gik til eksamen (DDMMÅÅ), eller hvilken dato du fik din sidste karakter/din forhåndsgodkendelse (DDMMÅÅ)
  • officielt stempel og underskrift fra uddannelsesstedet (uddannelsesstedets officielle brevpapir med uddannelsesstedets logo og eventuelt navn og adresse kan erstatte stempel og underskrift)

Dokumentationen må tidligst være dateret for 4 måneder siden og tidligst dateret den måned, hvor du afslutter eller afbryder din uddannelse.

Uploader du ikke denne dokumentation senest to måneder efter, at din uddannelse er afsluttet eller afbrudt, skal du betale den SU tilbage, du har modtaget siden sidste godkendte dokumentation for studieaktivitet.

Hvis du afslutter før end din forventede slutdato, eller hvis du ikke modtager SU

Så længe du står registreret i minSU til at læse på en uddannelse i udlandet, vil du blive bedt om at uploade dokumentation i minSU for din studieaktivitet hver 6. måned. Det gælder uanset, om du modtager SU i perioden eller ej.

Hvis du ikke ønsker at stå registeret i minSU, skal du gøre følgende:

  • uploade afbrudsdokumentation i minSU (også selvom du ikke har afbrudt din uddannelse)
  • skrive til os, at du har uploaded dokumentation for afbrudt uddannelse i minSU
  • skrive begrundelsen, hvorfor du uploader afbrudsdokumentation på dokumentationen, som du uploader i minSU eller sender som Digital Post via borger.dk.

Hvis du tidligere har modtaget SU-lån: Hvis du uploader dokumentation for afbrudt uddannelse, kan det få betydning for, hvornår du skal begynde at betale dit SU-lån tilbage. Du kan læse mere om tilbagebetaling af lån her.

For at få første rate af udlandsstipendiet udbetalt, er det et krav, at du kan dokumentere, at du er endeligt optaget på din uddannelse. Du skal vedlægge dokumentation (faktura eller kvittering) for den studieafgift, du skal betale for første uddannelsesperiode sammen med din ansøgning.

Udbetaling af udlandsstipendium kan kun udbetales i rater mellem 6 måneder (svarende til 30 ECTS) og 12 måneder (svarende til 60 ECTS).

Hvis din uddannelse er opdelt i mere end to semestre på et år, skal du sørge for at få en faktura på ½ eller et helt år. kan vi først tildele dig udlandsstipendium, når du kan sende en faktura, der svarer til ½ eller 1 år.

Vi bruger oplysningerne fra din faktura til at udbetale dit udlandsstipendium. Dækker din faktura et beløb for et helt år (60 ECTS-points), vil vi tildele dig udlandsstipendiet for hele året på én gang. Vi regulerer ikke det udbetalte udlandsstipendium, hvis der senere sker ændringer som følge af for eksempel ændret kurs eller taxametersats.

Vi sender dig et brev som Digital Post via borger.dk med din foreløbige tildeling, og her vil det fremgå, hvor meget af studieafgiften du maksimalt kan få udlandsstipendium til.

Du skal dokumentere den studieafgift, som det udenlandske uddannelsessted opkræver.

Dokumentationen skal vise:

  • dit navn
  • uddannelsesstedets navn
  • uddannelsesretning og –grad
  • tydelig angivelse af, at der er tale om tuition fee/undervisningsafgift (der er ikke nok, at der står "fee")
  • studieafgiftens (tuition fee) beløb
  • den tidsperiode studieafgiften dækker.
    Hvis du betaler per semester, skal det fremgå, hvor mange semestre, der er på et studieår. Denne information er nødvendig, da nogle uddannelsessteder har mere end 2 semestre per år
  • officielt stempel og underskrift fra uddannelsesstedet (uddannelsesstedets officielle brevpapir med uddannelsesstedets logo og eventuelt navn og adresse kan erstatte stempel og underskrift)

Dokumentationen må tidligst være dateret for 4 måneder siden.

Vi kan ikke godkende en kvittering for indbetaling fra din bank.

Derudover er det vigtigt, at dokumentationen tydeligt viser, hvad studieafgiften dækker over. Du skal kunne dokumentere, at udlandsstipendiet kun dækker det, som det danske statstilskud (også kaldet taxametertilskud) tilsvarende dækker på en dansk uddannelse. Du kan se eksempler på, hvad du kan få dækket her.

Se eksempel på korrekt udfyldt faktura (pdf)

Blanketter

Dokumentation for studieafgift - tuition fee (dansk version)

Certification of tuition fee (engelsk version)

Frist

Har du fået tildelt udlandsstipendium på baggrund af en faktura, skal du efterfølgende sende en kvittering fra dit uddannelsessted, der viser, at studieafgiften er betalt. Kvitteringen skal sendes senest seks måneder efter, at du har fået dit udlandsstipendium udbetalt.

Der gælder særlige regler, hvis du afbryder en uddannelse, hvor du har modtaget udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån.

Du skal give os besked, hvis du afbryder eller afslutter en uddannelse, du har fået udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån til, før den forventede slutdato. Dit udlandsstipendium er nemlig øremærket til en bestemt uddannelse, et bestemt uddannelsessted og en bestemt periode. Vær derfor opmærksom på følgende:

  • du skal altid dokumentere, at du ikke har fået refunderet hele eller dele af studieafgiften, hvis du afbryder eller afslutter en uddannelse, du har modtaget udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån til. Kan du ikke dokumentere dette, skal du tilbagebetale det udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån, som du har fået udbetalt og ikke indsendt fyldestgørende dokumentation vedrørende
  • hvis du afbryder et uddannelsesforløb før tid, vil det tildelte udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån være brugt, med mindre du har fået refunderet (og har tilbagebetalt) hele eller en del af studieafgiften. Læs mere om refunderet studieafgift nedenfor
  • hvis du stopper en uddannelse for at skifte uddannelsessted, skal du være opmærksom på, at stipendiet ikke kan flyttes med. Du skal altså søge igen, også selv om du skal læse samme fag på det nye uddannelsessted
  • hvis du senere søger om at få udlandsstipendium og eventuelt udlandsstudielån igen, vil din ansøgning blive betragtet som en helt ny ansøgning.

Refunderet studieafgift

Hvis du, på grund af eksempelvis rabat eller studieafbrud, får refunderet hele eller dele af den studieafgift, du har betalt til det udenlandske uddannelsessted, skal du betale beløbet tilbage til styrelsen.

Hvis du selv har betalt en del af studieafgiften, skal du betale en andel af det refunderede beløb tilbage svarende til forholdet mellem din egenbetaling, udlandsstipendiet, udlandsstudielånet og den samlede betaling. Først nedsættes udlandsstudielånet og dernæst udlandsstipendiet.

Sådan uploader du dokumentation til minSU

Når du skal dokumentere din studieaktivitet og/eller sende din afsluttende dokumentation i forbindelse med en hel uddannelse i udlandet, skal du uploade dokumentationen i minSU:

  • Log ind i minSU
  • Vælg ”Ret din SU”
  • Vælg ”Send dokumentation for studieaktivitet – SU i udlandet”
  • Vælg uddannelsesforløb og følg anvisningerne på skærmen

Har du problemer med at uploade

Hvis du har problemer med at uploade din fil i minSU, kan den være lavet forkert, din browser kan mangle en opdatering eller andet - læs her, hvad du kan gøre, hvis du har problemer med at uploade.

Digital Post

Du skal løbende tjekke din Digitale Post, eksempel via borger.dk, for breve fra os - også når du læser i udlandet.

Oversættelse af dokumentation

Vi modtager som udgangspunkt dokumentation på forskellige sprog, herunder svensk, norsk, engelsk og tysk.

Du skal dog være opmærksom på, at vi i visse tilfælde kan få brug for oversættelse af materialet. I de tilfælde er det dig som ansøger, der skal levere en oversættelse. Oversættelsen skal være på dansk, norsk, svensk eller engelsk. Du kan enten indsende en officiel oversættelse (med dato, stempel og oversætters underskrift), eller du kan oversætte materialet selv og skrive under på tro og love, at oversættelsen er korrekt.

Det originale materiale skal indsendes sammen med oversættelsen.